Checkliste für einen Begrüßungsbrief für Ehrenamtliche

"Aller Anfang ist schwer", sagt ein Sprichwort. Um neuen Ehrenamtlichen den Start möglichst leicht zu machen, ist es wichtig, sie von Anfang an zu begleiten. Ein erster Schritt kann ein Berüßungsbrief sein. Das schafft Nähe und Vertrauen zwischen Ehrenamtlichen und Verantwortlichen/Hauptamtlichen. Ehrenamtliche können sofort feststellen: Hier kümmert sich jemand um mich, meine Arbeit wird von vorneherein wertgeschätzt und gewürdigt. Ehrenamtliche werden in so einem Begrüßungsbrief über die nächsten Schritte und ihre Aufgaben informiert, andere Mitarbeite werden vorgestellt.

Was gehört in einen Begrüßungsbrief? Wir haben eine Checkliste zusammengestellt, damit Sie nichts vergessen, wenn Sie neue Ehrenamtliche in Ihrer Kirchengemeinde oder diakonischen Einrichtung begrüßen wollen.

Checkliste für einen Begrüßungsbrief für Ehrenamtliche
 

• Logo der Kirchengemeinde/diakonischen Einrichtung
   
• Adresse der Kirchengemeinde/diakonischen Einrichtung
   
• Ort und Datum
   
• Begrüßungsformel
   
• Begrüßung im neuen Ehrenamt
  Bereits in den ersten Sätze des Briefes sollten die neuen Ehrenamtlichen erkennen können, worum es in diesem Brief geht.
   
• Ausdruck der Freude über Mitarbeit
  Zeigen Sie, dass Sie sich über die Verstärkung im Team freuen. Das motiviert neue Ehrenamtliche noch mehr.
   
• Nennung der weiteren Schritte
  In der Anfangsphase sind den Ehrenamtlichen die nächsten wichtigen Schritte zur Zusammenarbeit nicht klar. Sagen Sie also, wie es in den nächsten Tagen oder Wochen weitergeht. Und das möglichst präzise.
   
• Aufmunterung zum Fragenstellen
  Machen Sie den Ehrenamtlichen Mut, dass sie jederzeit Fragen stellen dürfen und dass Sie ein offenes Ohr dafür haben.
   
• Angebot der Hilfe bei Fragen
  Bieten Sie Ihre Hilfe an
   
• Verabschiedungsformel
   
• Kontaktdaten der Ansprechpartner
  Nennen Sie alle Ansprechpartner der Kirchengemeinde oder der diakonischen Einrichtung und geben Sie den Ehrenamtlichen die Möglichkeit, diese per Telefon oder Email zu kontaktieren.

(Quelle: Diakonie Rheinland-Westfalen-Lippe)